Information - VO-50-ZDFi-2020-234

In der Amtsausschusssitzung vom 28.05.2020 wurde durch Herrn Klose erfragt, ob für die Bürgermeister ein dezentraler Zugriff auf die vom Amt Neverin verwendete Finanzsoftware möglich ist, um insbesondere die digitale Signatur jederzeit, auch außerhalb der gewöhnlichen Betriebszeiten und der Räumlichkeiten der Amtsverwaltung, durchführen zu können.

Diesbezüglich wurden zwei Varianten im Hinblick auf deren aktuelle Umsetzbarkeit und auf die damit einhergehenden Kosten untersucht. 

1. Variante – webbasierte digitale Signatur

Bei dieser Variante würde von extern via Internet ein Zugriff auf die zu zeichnenden Rechnungen erfolgen.

Nach Rücksprache mit dem Finanzsoftwareanbieter (H&H Datenverarbeitungs- und Beratungsgesellschaft mbH) ist die digitale Anordnung von Rechnungen derzeit noch nicht möglich, die Programmierung dieser Softwareerweiterung jedoch in Arbeit. Die Funktion kann voraussichtlich in zwei Jahren genutzt werden (Stand der Auskunft: Mai 2020). Ob für diese Funktion weitere Lizenzen erworben werden müssen ist derzeit noch nicht bekannt. Der Zugriff auf die digitale Signatur würde mit bereits vorhandenen Endgeräten der Signierenden erfolgen. Für die reine webbasierte digitale Signatur ist nach Auskunft des gemeinsamen Datenschutzbeauftragten nicht zwingend ein vom Amt Neverin bereitgestelltes Endgerät zu verwenden.

Für das im Amt Neverin genutzte digitale Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Firma CC e-gov GmbH besteht bereits grundsätzlich die Möglichkeit für eine webbasierte Nutzung. Damit diese genutzt werden kann, ist die Umstellung der Software notwendig. Da zuletzt die Umstellung der Finanzsoftware, der Sitzungsmanagementsoftware und der Auslagerung der Server viel Arbeitszeitäquivalente benötigt hat, wurde diese Umstellung hinten angestellt, ist aber zeitnah avisiert.

2. Variante –Zugriff auf die Finanzsoftware in einem Secure Sockets Layer Virtual Private Network (SSL-VPN)

Diese Möglichkeit des Fernzugriffs ist äußerst vielfältig. Grundsätzlich erfolgt der Fernzugriff hier über das Internet des Heimnetzes auf das Netzwerk des Amtes Neverin mittels eines VPN-Gateway.

Bei dieser Variante kann nicht nur auf webbasierte Anwendungen zugegriffen werden, sondern auf sämtliche zur Verfügung gestellten Serveranwendungen. Diese Variante ist nicht auf einzelne Programmtools beschränkt, stattdessen ist ein vollumfänglicher Programmzugriff gemäß der vorhandenen Rechte gegeben.

Gemäß den Hinweisen des gemeinsamen Datenschutzbeauftragten ist es für diese Variante ratsam, wenn nicht gar zwingend erforderlich (hängt vom Umfang der Nutzung ab), für diese Zwecke ein dienstliches Endgerät zur Verfügung zu stellen.

Diese Variante ist somit mit erheblichen Kosten (Erwerb von Endgeräten, z.B. Laptop (Kosten je Gerät lt. Herrn Wojciak ca. 500 €– 700 €), Einrichtung der virtuellen Bildschirmarbeitsplätze) verbunden.

In einem SSL-VPN wäre es auch möglich, sich auf die bereits eingerichteten Bürgermeisterarbeitsplätze (derzeit 2 Stück im Amt Neverin) zu schalten. In diesem Fall dürften die Clients nicht ausgeschaltet werden, da sonst keine Verbindung aufgebaut werden kann. Jeder Client kann nur durch eine Person/ eine Anmeldung genutzt werden. Für dieses sog. Desktop-Sharing könnte man beispielsweise für jede Gemeinde/ jeden Bürgermeister eine Nutzungszeit festlegen, in welcher dieser Rechnungen signieren kann, es würde also kein permanenter Zugriff via Fernzugriff möglich sein. Im Amt würde dieser Client bei dieser Verfahrensweise nicht zur Verfügung stehen. Für den Fernzugriff wäre ebenfalls für jeden Nutzer ein Laptop zu erwerben, jedoch wäre die Einrichtung des Netzwerkes für den Fernzugriff weniger Umfangreich.  

In allen Fällen sind selbstverständlich die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und ist das Netzwerk des Amtes Neverin vor Missbrauch zu schützen.